EntgeltmeldungLohnnachweis Digital: So geht’s!

Am 16. Februar 2024 endet die Frist für die Entgeltmeldung. Diese läuft ausschließlich elektronisch ab. Wie sie erfolgt und was Buchhaltungen und Steuerberatende beachten müssen, wird im Folgenden kurz und bündig erklärt.

Mitgliedsunternehmen sind dazu verpflichtet, die von ihren Beschäftigten erzielten Arbeitsentgelte, die Anzahl der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sowie die geleisteten Arbeitsstunden jährlich an die VBG zu melden. Erfolgt keine fristgerechte Meldung bis zum 16. Februar, obwohl Unternehmen Arbeitnehmende gegen Entgelt beschäftigen, schätzt die VBG die Lohnsummen zur gesetzlichen Unfallversicherung. Der durch die VBG geschätzte Beitrag fällt gegebenenfalls höher aus.

Die durch die VBG geschätzten Lohnsummen sind im Fall einer nicht pünktlich übermittelten elektronischen Entgeltmeldung (Lohnnachweis Digital) die Berechnungsgrundlage für den Beitragsbescheid. „Der zu zahlende Beitrag kann durch die Schätzung für das Unternehmen gegebenenfalls höher ausfallen, sodass nachträglich der Wunsch zur Korrektur eingereicht wird. Das bedeutet, dass nach dem Versand der Beitragsbescheide mit den geschätzten Lohnkosten häufig die zutreffenden Lohnsummen von den Unternehmen nachgemeldet werden“, berichtet Matthias Michaelis, Leiter Ressort Mitgliedschaft, Beitrag und Gefahrtarif VBG, aus der Praxis. „Dies führt zu einem erheblichen Mehraufwand auf Seiten der Unternehmen und auf Seiten der VBG. Wenn Unternehmen den Lohnnachweis Digital hingegen pünktlich bis zum Stichtag 16. Februar mit einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder einer systemgeprüften Ausfüllhilfe an die VBG übermitteln, lässt sich dieser Mehraufwand bei der Beitragsabrechnung vermeiden.“

VBG-Mitgliedsunternehmen können ihre Entgeltmeldung einfach und bequem elektronisch bei der VBG einreichen. Wie das funktioniert, ist in den folgenden drei Schritten erklärt.

Schritt 1: Stammdatenabruf

VBG-Mitgliedsunternehmen starten den Prozess zur Entgeltmeldung mit dem Abgleich grundlegender Unternehmensdaten wie der Unternehmensnummer und Gefahrtarifstelle im Entgeltabrechnungsprogramm. Das passiert automatisch, wenn das VBG-Mitgliedsunternehmen den Stammdatenabruf im Abrechnungsprogramm auslöst. Dieser Schritt ist Voraussetzung, um den Lohnnachweis Digital zu erstellen. Das Unternehmen beziehungsweise dessen lohnabrechnende Stelle muss den Prozess aktiv anstoßen. Möglich ist das stets ab dem 1. November für das folgende Meldejahr. Wer eine elektronische Ausfüllhilfe statt eines Entgeltabrechnungsprogramms benutzt, führt den Abgleich später mit der Entgeltmeldung automatisch durch (siehe Schritt 3).

Schritt 2: Antwort und Übertrag

Maximal 48 Stunden nach dem Stammdatenabruf stehen dem Abrechnungsprogramm die zur Entgeltabrechnung erforderlichen Daten zur Verfügung. Die Buchhaltung oder Steuerberatende des VBG-Mitgliedsunternehmens fügen die rückgemeldeten Daten in das Entgeltabrechnungsprogramm ein und überprüfen anschließend die Zuordnung aller Beschäftigten zur Gefahrtarifstelle. So stellt das Unternehmen sicher, dass die Angaben zur veranlagten Gefahrtarifstelle korrekt sind.

Schritt 3: Einreichung LN Digital

Nun kann die Buchhaltung oder Steuerberatende des VBG-Mitgliedsunternehmens die Entgeltmeldung direkt aus dem Entgeltabrechnungsprogramm an die VBG übermitteln – spätestens bis zum 16. Februar des Folgejahres. Der Nachweis enthält die Unternehmensnummer, die Betriebsnummer der VBG (15250094), die beitragspflichtigen Arbeitsentgelte, die geleisteten Arbeitsstunden und die Anzahl der Beschäftigten und wird jedes Kalenderjahr aktiv neu durch das Unternehmen angestoßen.

Wenn Unternehmen kein Entgeltabrechnungsprogramm im Unternehmen nutzen, kann die Meldung der Beitragsgrundlage auch über eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe erfolgen, zum Beispiel über das neue SV-Meldeportal. Weitere Informationen dazu finden Sie in der untenstehenden Infobox). Hier wird der Stammdatenabgleich unmittelbar vor Abgabe des Lohnnachweis Digital ausgeführt.

Hinweis: Unternehmen ohne Belegschaft

Sollten Unternehmen keine Arbeitnehmenden beschäftigen, müssen sie nichts einreichen. Der Stammdatenabruf ist dann ebenfalls überflüssig. Wer ihn irrtümlich durchgeführt hat, storniert ihn wieder. Ist im betreffenden Beitragsjahr zum ersten Mal niemand im Unternehmen angestellt, bittet die VBG um eine kurze Information an www.vbg.de/kontakt mit dem Anliegen „Mitgliedschaft/Beitrag“.

Neues SV-Meldeportal für Unternehmen ohne Entgeltabrechungsprogramm

Ab sofort können Unternehmen das neue SV-Meldeportal der ITSG nutzen. Das SV-Meldeportal ist als zertifizierte Ausfüllhilfe, neben der Nutzung eines zertifizierten Entgeltabrechnungsprogramms, eine zulässige Übermittlungsmöglichkeit für die Meldung der Beitragsgrundlagen (Lohnnachweis) an den zuständigen Unfallversicherungsträger (§§ 99 ff. Viertes Buch Sozialgesetzbuch) wie die VBG. Die bisherige Ausfüllhilfe sv.net kann noch bis zum 29. Februar 2024 genutzt werden. Danach wird das bisherige Portal endgültig abgeschaltet. Weitere Informationen sowie den Zugang zum neuen SV-Meldeportal finden Sie auf der Internetseite sv-meldeportal.de.

Das SV-Meldeportal richtet sich an kleinere Betriebe, die keine Entgeltabrechnungsprogramme oder Steuerberatende in Anspruch nehmen. Es kann aber auch von Großunternehmen genutzt werden, um zusätzliche Meldungen abzugeben, die sie in ihrem Entgeltabrechnungsprogramm nicht abdecken können. Auf der Internetseite der ITSG erhalten Sie Informationen zum Registrierungsprozess, den die ITSG vollständig betreut, und Zusatzinformationen wie Erklärfilme und schriftliche Dokumentationen.

Gut zu wissen: Bei dem SV-Meldeportal handelt es sich um eine reine Webanwendung, bei der nur das Ausfüllen im Browser möglich ist.

Tipp: Die Nutzung des SV-Meldeportals ist im Jahr 2024 kostenfrei, sofern sich Arbeitgebende und deren Dienstleistungspartner bis zum 31. März 2024 als Nutzerinnen beziehungsweise Nutzer registrieren. Ab dem 01. Mai 2024 wird die Nutzungsgebühr allen neu registrierten Arbeitgebenden in Rechnung gestellt.

Hilfe und Info:
www.vbg.de/lndigital