OnlinetoolBüroräume virtuell planen

Mit dem VBG-OnlinePlanner ist es so einfach wie nie, Büroräume zu planen. Süleyman Kacmaz aus dem VBG Office Team erklärt, wie es geht und wie das Tool auch für das Homeoffice genutzt werden kann.

Certo: Herr Kacmaz, was kann man mit dem VBG-OnlinePlanner für Büroraumplanung alles machen?
Süleyman Kacmaz: Mit ihm können Büro- und Besprechungsräume geplant und gestaltet sowie in 3-D visualisiert werden. So bekommt man schnell eine bildliche Vorstellung davon, wie ein Raum möbliert aussieht. Es können Grundrisse erstellt werden, indem man entweder eine individuelle Raumform neu zeichnet, vorgegebene Raumformen als Grundlage wählt oder einen vorhandenen Plan als Grundrissvorlage hinterlegt und darauf neu plant. Über die Bedienoberfläche hat man eine Vielzahl von Auswahl- und Konfigurationsmöglichkeiten von Möbeln, Zubehör und Architekturelementen. Sie können in Abmessungen, Farben und Materialien angepasst werden. Aus beliebigen Perspektiven können Entwürfe erstellt, in einer Galerie gesammelt und als Bilddatei gespeichert werden. Die Planungen lassen sich über einen generierten Link speichern und später weiterbearbeiten.

Certo: Warum lohnt sich eine Planung mit diesem Tool?
Kacmaz: Oftmals ist es für Laien schwer, herauszufinden, welche Aspekte bei einer Planung beachtet werden sollten. Der OnlinePlanner hilft, die Schritte vom ersten Gedanken bis zur ausgereiften Version schnell visuell darzustellen. Möglichkeiten für eine effiziente Raumnutzung können leicht und intuitiv herausgefunden werden. Dabei ist der Planner so konzipiert, dass der notwendige Platzbedarf in einer Bürowelt sofort ersichtlich wird. Zum Beispiel sind die Arbeitsmöbel bereits mit den erforderlichen Benutzerflächen hinterlegt. Also etwa die Bodenfläche, die bei der Ausübung der jeweiligen Tätigkeit mindestens erforderlich ist. Verkehrswege können mit vordefinierten Breiten schnell eingeplant werden. Man kann zügig prüfen, ob in einem Raum die gewünschte Anzahl an Arbeitsplätzen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben möglich ist.

Certo: Was benötige ich, um den OnlinePlanner zu nutzen?
Kacmaz: Der OnlinePlanner kann über die Seite www.vbg.de/onlineplanner aufgerufen werden und startet in einem neuen Browserfenster. Am besten öffnet man den Planner in einer aktuellen Version eines Internetbrowsers wie Chrome, Firefox oder Edge. Neben der Nutzung auf dem Desktop-Rechner kann das Planungstool auch auf mobilen Geräten verwendet werden. Es sind keine zusätzlichen Programme oder Vorkenntnisse erforderlich. Die Planungen können intuitiv erarbeitet werden.

Büroräume lassen sich samt Möblierung planen. Foto: VBG

Certo: Warum sollte man Büroraume grundsätzlich planen? Welches übergeordnete Ziel steht dahinter?
Kacmaz: Eine systematische Planung ist unabdingbar, um störende Einflüsse der Arbeitsabläufe möglichst auszuschließen. Ziel ist es, einen Arbeitsplatz einzurichten, der den allgemeinen ergonomischen Anforderungen und Empfehlungen entspricht. Mit einer vorausschauenden Planung können räumliche Ressourcen bestmöglich genutzt und arbeitsbedingte Gesundheitsgefahren vermieden werden. Letztere können zum Beispiel durch erhöhte körperliche, visuelle und psychische Belastung auftreten, die man mit einer korrekten Raumplanung reduzieren oder sogar eliminieren kann. Zudem lässt sich damit auch eine Arbeitsatmosphäre schaffen, in der sich Beschäftigte wohlfühlen – was wiederum die Motivation unterstützt, Arbeitsaufgaben und -prozesse effektiv umzusetzen.

Certo: Wann beginnt man am besten damit – bereits bei der Bauplanung oder geht das auch später noch?
Kacmaz: Für die Vorgehensweise gibt es leider kein Patentrezept. Büroräume schon in der Entwurfsphase eines Gebäudes zu planen ist sicherlich die sinnvollste Herangehensweise. Auch die Anpassung und Umgestaltung vorhandener Räume, der Umzug in neue Räume oder Gebäude sind typische Anlässe, sich mit der Büroraumplanung zu befassen. Aber: Die Planung und die Gestaltung sollten möglichst als ständiger Prozess gesehen werden, in dem bereits getroffene Entscheidungen überdacht und angepasst werden können.

Certo: Wie geht man generell am besten vor, wenn es gilt, Räume zu planen und einzurichten?
Kacmaz: Idealerweise sollte die Planung von innen nach außen erfolgen. Ein Arbeitsplatzkonzept mit Blick auf die Funktionalität und Ergonomie für die Gestaltung der einzelnen Arbeitsplätze ist ein wichtiger Grundbaustein. Darauf aufbauend sollte ein Raumkonzept festgelegt und ein Bürokonzept beschrieben werden. Die Beschäftigten sollten bei der Planung möglichst einbezogen werden.

Breite Auswahl: der VBG-OnlinePlanner deckt alle möglichen Raumformen ab. Foto: VBG

Certo: Welche Schwierigkeiten oder Probleme können sich bei einem falsch oder suboptimal geplanten Büro einstellen?
Kacmaz: Erfahrungen zeigen, dass es bei Vernachlässigung von Maßnahmen für Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten am Büroarbeitsplatz – etwa hinsichtlich zu geringer Flächengrößen, unzureichender Beleuchtung, unangenehmem Raumklima oder ungünstiger Raumakustik – zu Problemen des allgemeinen Wohlbefindens kommen kann. Ein einfaches Beispiel ist die mögliche Entlastung der Augen durch parallel zur Fensterfront ausgerichtete Arbeitsplätze. Durch diese einfache Maßnahme wird eine direkte Blendung durch das Tageslicht oder eine indirekte Blendung durch Reflexion des Sonnenlichts auf dem Bildschirm minimiert. Durch ausreichende Bewegungsflächen und Sicherheitsabstände an den Arbeitsplätzen können zum Beispiel Gefahren durch Quetsch- und Scherstellen vermieden werden. Ebenso empfehlen wir, dem menschlichen Sicherheitsbedürfnis gerecht zu werden. Da der Blick des Menschen nach vorn ausgerichtet ist, hat jeder die Tendenz, seine Rückseite zu schützen. Daher sollten Arbeitsplätze nicht unmittelbar am Hauptverkehrsweg liegen und Türen im Rücken vermieden werden. Die Sicherstellung einer subjektiven Privatsphäre fördert die Konzentration.

Certo: Kann der OnlinePlanner auch dabei helfen, das Homeoffice (besser) einzurichten?
Kacmaz: Selbstverständlich kann auch das Homeoffice beziehungsweise der Arbeitsplatz zu Hause mit dem Tool entworfen werden. Im OnlinePlanner sind hierfür ausreichend Einrichtungsgegenstände im Möbelkatalog vorhanden.

Certo: Wie kann man auch im Homeoffice für erhöhte Sicherheit und verbesserte Ergonomie sorgen?
Kacmaz: Viele Beschäftigte haben bereits Erfahrungen mit der Bildschirmarbeit im Homeoffice gemacht und wissen sicherlich, dass das Arbeiten am Küchen- oder Couchtisch über einen längeren Zeitraum unter anderem zu Rückenschmerzen, Fehlhaltungen oder Nackenverspannungen führen kann. Mangelnde Ausstattung des Arbeitsplatzes zu Hause und das Fehlen eines separierten/abgeschirmten Arbeitsbereiches erschweren in der Regel ein produktives und konzentriertes Arbeiten. Der Arbeitsplatz daheim sollte möglichst mit einem in der Arbeitsfläche ausreichend großen Schreibtisch (idealerweise höhenverstellbar), einem Büroarbeitsstuhl sowie separater Tastatur und Maus ausgestattet werden, um die Ergonomie zu verbessern. Hierzu zählt auch die passende Beleuchtung. Ein Arbeitsplatz seitlich zum Fenster bei ausreichendem Tageslicht und mit Sichtbezug nach außen sowie eine gesunde Raumluft durch regelmäßiges Lüften begünstigen eine gute Arbeitsatmosphäre. Auch ausreichende Bewegungsflächen sind wichtig. Das natürliche Bedürfnis des Menschen nach regelmäßigen Haltungswechseln wird zum Beispiel durch einen ausreichend freien Bein- und Fußraum unterstützt. Das Telefonieren im Stehen oder Gehen ist auch eine sinnvolle Maßnahme.