Work-Life-Balance9 to 5 war gestern: Wie sich flexibles Arbeiten gesund gestalten lässt
Spätestens seit der Coronapandemie ist es kein Geheimnis mehr: Die Arbeitswelt ist im Wandel, angeschoben von der demografischen Entwicklung und der Digitalisierung. New-Work-Methoden wie agiles oder hybrides Arbeiten sind im Kommen, ebenso wie flexible Arbeitszeitmodelle – vom Jobsharing bis zur Gleitzeit im Homeoffice. Der Arbeitszeitreport Deutschland der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) zeigt: 2021 konnte schon die Hälfte der abhängig Erwerbstätigen Einfluss auf Arbeitsbeginn und -ende nehmen.
Viele Unternehmen haben offenbar verstanden: In Zeiten des Fachkräftemangels kann Flexibilität den Unterschied machen im Wettbewerb um die besten Talente. Der klassische 9-to-5-Job steht in vielen Unternehmen längst auf dem Prüfstand. Zu Recht, belegt eine Studie des Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Instituts (WSI) der Hans-Böckler-Stiftung: Die große Mehrheit der Vollzeitbeschäftigten (81 Prozent) wünscht sich eine Vier-Tage-Woche mit entsprechend niedrigerer Wochenarbeitszeit. Acht Prozent der Befragten würden ihre Arbeitszeit auch verringern, wenn sie dadurch weniger verdienen würden.
Hauptsache flexibel: 5 Arbeitszeitmodelle, die Unternehmerinnen und Unternehmer kennen sollten
1. Teilzeit
Beschäftigte, deren Arbeitszeit geringer ist als die betrieblich vereinbarte Regelarbeitszeit, arbeiten in Teilzeit. Der Flexibilität sind hier kaum Grenzen gesetzt – von der Halbtagsstelle mit 20 Wochenstunden bis zur unregelmäßigen Verteilung der Arbeitszeit aufs ganze Jahr (Jahresarbeitszeit). Teilzeit wird damit zur Basis für verschiedene Arbeitszeitmodelle, etwa Jobsharing oder Altersteilzeit.
Das kommt auf Sie zu: Je nach Auftragslage können Sie als Unternehmerin oder Unternehmer dank Teilzeit Überstunden vermeiden oder kurzfristig mehr Beschäftigte einsetzen. Außerdem steigt die Zufriedenheit bei Teilzeitarbeitenden: Sie sind motivierter und haben oftmals weniger Ausfallzeiten. Allerdings müssen Arbeitgebende mehr Zeit und Aufwand in die Personaleinsatzplanung investieren.
2. Jobsharing
Beim Jobsharing teilen sich zwei oder mehrere Beschäftigte einen Arbeitsplatz. Auch die Gesamtarbeitszeit wird entsprechend aufgesplittet und ist innerhalb der gesetzlichen Vorgaben frei wählbar. Die Aufgabenverteilung wird im Team festgelegt. Kommt es zu keiner Einigung, entscheidet die oder der Vorgesetzte.
Das kommt auf Sie zu: Bei diesem Arbeitszeitmodell können Sie damit rechnen, dass Beschäftigte motivierter bei der Sache sind, weil sie Job und Privatleben, wie etwa Kindererziehungszeiten, besser vereinbaren können. Keine Sorge: Zusätzliche Übergaben kosten oft weniger Zeit, als Sie denken. Und werden in der Regel schnell durch mehr Produktivität ausgeglichen.
3. Gleitzeit
Eine Kernarbeitszeit mit Anwesenheitspflicht, dazu sogenannte Gleitzeitspannen, in denen die Beschäftigten selbst entscheiden, wann sie arbeiten: So funktioniert das Gleitzeitmodell. Es sorgt dafür, dass Mitarbeitende viel Spielraum haben, was ihre Arbeitszeiten pro Tag, Woche oder Monat angeht. Meist gibt es Absprachen zwischen Unternehmen und Arbeitnehmenden, in welchem Zeitraum gearbeitet werden kann. Ein Gleitzeitkonto gibt einen Überblick über die geleisteten und noch zu leistenden Arbeitsstunden.
Das kommt auf Sie zu: Vieles spricht für das Gleitzeitmodell: Die große Zeitautonomie bringt Entspannung und schafft beste Voraussetzungen für eine gute Work-Life-Balance bei den Beschäftigten. Tipp: Als Unternehmerin oder Unternehmer sollten Sie Grenzen setzen bei der Freiheit zum Gleiten, und zwar bei Arbeitszeiten am frühen Morgen, späten Abend oder Wochenende.
4. Vertrauensarbeitszeit
Dieses Modell ist, wie der Name schon sagt, Vertrauenssache: Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber verlassen sich darauf, dass ihre Beschäftigten ihre Aufgaben in einem verabredeten Zeitraum erledigen – egal, wann und wo, beispielsweise im Homeoffice. Anwesenheitskontrollen gibt es in der Regel nicht.
Das kommt auf Sie zu: Auch hier wirkt sich die bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch eigenverantwortliches Arbeiten positiv auf Motivation und Produktivität aus – vorausgesetzt, der Arbeitsumfang ist gut von der oder dem jeweiligen Beschäftigen zu bewältigen. Ein Modell, dass Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber attraktiver macht.
5. Vier-Tage-Woche
Bei der Vier-Tage-Woche gibt es zwei Möglichkeiten: Beschäftigte erledigen ihre Arbeit an vier Tagen in der Woche. Bei einer Vollzeitstelle mit 40 Wochenstunden kann das dazu führen, dass statt acht zehn Arbeitsstunden pro Tag anfallen. Zweite Variante: Ein Arbeitstag in der Woche entfällt, die Arbeitstage bleiben gleich lang. Dafür gibt es weniger Gehalt. Oder – bisher in Ausnahmefällen – denselben Lohn.
Das kommt auf Sie zu: Die Vier-Tage-Woche ist ein echtes Pfund bei der Mitarbeitergewinnung: Sie verspricht eine bessere Work-Life-Balance, weil mehr Zeit für Privatleben, etwa für Familie und Hobbys, bleibt. Ob die Produktivität allerdings so steigt, dass 20 Prozent weniger Arbeitszeit ausgeglichen werden können, konnten Studien bislang noch nicht zweifelsfrei belegen.
Die Arbeitszeiten so gestalten, dass sie perfekt zum Lebensentwurf passen – und schon klappt es mit der Work-Life-Balance? Nicht unbedingt, sagt Dr. Susanne Roscher, Arbeitspsychologin bei der VBG. „Die neuen Arbeitszeitmodelle bieten viele Chancen, aber auch Risiken. Zwar schaffen flexible Arbeitszeiten mehr zeitliche Spielräume, Beruf und Privatleben besser zu vereinbaren, machen es aber gleichzeitig schwierig, Arbeits- und Ruhezeiten klar zu trennen. Das kann sich negativ auf die Gesundheit auswirken.“
Schlecht gestaltete Arbeitszeiten als Gesundheitsrisiko
Klare Absprachen machen flexible Arbeitszeitmodelle erfolgreich, sagt Dr. Susanne Roscher, Arbeitspsychologin bei der VBG.
Foto: VBG/Ulrich SchaarschmidtSich nach Feierabend noch einmal an den Schreibtisch setzen und regelmäßig länger als acht Stunden arbeiten – schlecht gestaltete Arbeitszeiten können krank machen und laut BAuA die Sicherheit der Beschäftigten beeinträchtigen, statt ihre Motivation und Leistungsbereitschaft zu fördern: Werden überlange Arbeitstage zum Normalfall, kann das zu Kopfschmerzen, Schwindelgefühl, Magen-Darm-Beschwerden und Müdigkeit führen. Außerdem steigt das Risiko für Herzkreislauferkrankungen und Schlaganfälle. Auch die Psyche kann darunter leiden. „Mentale Erschöpfung, Schlafstörungen, ein verstärktes Stressempfinden, aber auch Burnout, Depressionen oder übermäßiger Alkoholkonsum können die Folge sein“, sagt Roscher.
Wie also gelingt gesundes Arbeiten in flexiblen Arbeitszeitmodellen? Wie lässt sich beispielsweise verhindern, dass die Arbeit ausufert und keine Grenzen mehr gesetzt werden? Grundsätzlich müsse zwischen Flexibilitätsanforderungen und -möglichkeiten unterschieden werden, betont die Arbeitspsychologin. „Studien zeigen, dass betriebsseitige Flexibilitätsanforderungen an Beschäftigte die Gesundheit und Work-Life-Balance beeinträchtigen, wenn Arbeitszeiten schlecht planbar sind oder Ruhezeiten unterbrochen oder verkürzt werden.“ Können Arbeitnehmende dagegen selbst über Arbeitsbeginn und -ende bestimmen, ist dies der Schlüssel zu einer besseren Work-Life-Balance – vorausgesetzt, es gelten bestimmte Regeln.
Legen Sie fest, dass es keine überlangen Arbeitstage und ausreichend Erholungszeiten gibt.
Der Tipp der Expertin: Arbeitgebende sollten gemeinsam mit Beschäftigten überlegen, wie Arbeitszeitmodelle, bei denen Zeit und Ort der Tätigkeit flexibel gestaltet werden, Entlastung bringen können. Roscher: „Legen Sie fest, dass es keine überlangen Arbeitstage und ausreichend Erholungszeiten gibt. Und treffen Sie klare Vereinbarungen zur Erreichbarkeit. Damit Arbeitszeit und Freizeit sich nicht zu sehr vermischen.“ Hilfreich können Qualifizierungen sein, die Beschäftigten eine Kompetenz im Umgang mit flexiblen Arbeitszeiten vermitteln. Damit die neue Freiheit wirklich zum Gewinn wird.
Arbeitszeitgesetz: gesetzlicher Rahmen für Flexibilität
Die Basis für flexible Arbeitszeiten liefert das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Es schützt etwa die Arbeitsruhe an Sonn- und staatlich anerkannten Feiertagen und begrenzt die Länge der Arbeitszeit, die Beschäftigte pro Tag und Woche arbeiten dürfen. So dürfen werktags in der Regel acht Stunden nicht überschritten werden.
Alle Vorgaben des Gesetzes lesen Sie hier.
Als Geschäftsführer des Carlsen Verlags setzt sich Joachim Kaufmann für flexible Arbeitszeitmodelle ein.
Foto: VBG/Marcelo HernandezAuch weniger Arbeitsstunden pro Woche bieten die Chance, die Work-Life-Balance zu verbessern und damit die Motivation zu erhöhen. Wie zum Beispiel beim einjährigen Pilotprojekt des Carlsen Verlags, das im April 2024 startete und helfen soll, das beste Arbeitszeitmodell für die Zukunft zu finden. Das Konzept: Alle Mitarbeitenden können ihre individuell geregelte Arbeitszeit auf 80 Prozent reduzieren, verdienen dabei 90 Prozent ihres bisherigen Gehalts. Eingeführt wurde das Modell als freiwilliges Angebot. 70 der 230 Beschäftigten sind aktuell dabei, die Resonanz sei überwiegend positiv, sagt Joachim Kaufmann, Geschäftsführer bei Carlsen.
Warum ausgerechnet das 80/90-Modell? „Weil es perfekt zu uns als modernem Arbeitgeber passt. Und weil wir alle fair behandeln wollen“, erklärt Kaufmann „Bei uns arbeiten Menschen in Vollzeit, die wir eher etwas bremsen müssen, damit sie nicht 120 Prozent arbeiten. Und es gibt Menschen, die haben kleine Kinder, die sie um 15 oder 16 Uhr von der Kita abholen müssen. Für die ist es ideal, sechs Stunden pro Tag zu arbeiten. Für andere ist eine Vier-Tage-Woche attraktiver, weil sie das lange Wochenende für ihr Hobby nutzen wollen.“
Unsere Annahme ist: Menschen die eigenverantwortlich arbeiten, können selbst entscheiden, was wichtig ist.
Vollzeit, 80 Prozent auf Stundenbasis oder 80 Prozent auf Tagebasis: Aus drei Optionen können die Verlagsmitarbeitenden beim 80/90-Modell wählen, das zur Motivation und damit zum Unternehmenserfolg beitragen soll. Kein Wunder also, dass die Bewertung der Zufriedenheit im Projekt-Fokus steht. Und die Frage: Schaffen die Mitarbeitenden die wichtige Arbeit in kürzerer Zeit? „Unsere Annahme ist: Menschen, die eigenverantwortlich arbeiten, können selbst entscheiden, was eigentlich wichtig ist. Und was vielleicht wegfallen kann“, so Kaufmann.
Verschiedene arbeitsbegleitende Maßnahmen rund um Prozesse wie Meeting-Kultur oder Fokusarbeit unterstützen die Mitarbeitenden dabei. „Im besten Fall beweisen sich die Beschäftigten selbst, dass es möglich ist, die Arbeit in weniger Stunden zu bewältigen“, hofft Kaufmann. Zwei Fragen, die der Carlsen Verlag während der Pilotphase im Blick behalten will: Wird das neue Modell als Druck wahrgenommen, weil die Arbeit nicht automatisch weniger wird? Und wird es eine Produktivitätssteigerung geben – oder muss mehr Personal eingestellt werden?
Britisches Experiment: Vier-Tage-Woche als Motivationsmotor
Zumindest für die Vier-Tage-Woche gibt es hierzu bereits Daten. 61 Unternehmen in Großbritannien haben im weltweit größten Versuch die Vier-Tage-Woche bei gleichem Lohn getestet. Das Ergebnis: Die Mitarbeitenden der teilnehmenden Betriebe waren ausgeruhter, motivierter, fehlten seltener. Und waren damit auch produktiver: Der Gesamtumsatz der Unternehmen stieg durchschnittlich um 1,4 Prozent, gab die University of Cambridge an, die das Experiment begleitete.
Ein Ergebnis, das Arbeitspsychologin Susanne Roscher nicht überrascht: „Die Vier-Tage-Woche kann zu einer besseren Work-Life-Balance beitragen – aber nur dann, wenn man nicht versucht, dieselbe Arbeit an vier statt fünf Tagen zu erledigen. Dann gewinnt man am Ende nicht viel, weil man an den verbleibenden Arbeitstagen länger arbeitet und die Belastung zunimmt.“ Ihr Rat für Unternehmerinnen und Unternehmer: Arbeitsabläufe an die neue Situation anpassen, zum Beispiel andere Vertretungsregelungen finden, um Stress zu vermeiden.
Während die Vier-Tage-Woche in den meisten Unternehmen noch Zukunftsmusik ist, ist sie im Unternehmen SKS Steuerberater Sonkin, Seifert und Partner seit zwei Jahren Alltag. Warum? „Weil wir als Arbeitgeber interessanter werden wollten – als Reaktion auf den Fachkräftemangel in unserer Branche“, sagt Managing Partner Dmytro Sonkin, „und weil Arbeit eben nicht alles ist im Leben.“
Der kaum spürbare Produktivitätsabfall steht in keinem Vergleich zum Gewinn an Lebensqualität.
Das Modell: Statt 40 Stunden pro Woche arbeiten die Beschäftigten von Montag bis Donnerstag 34 Stunden bei vollem Lohn. Wer lieber freitags arbeitet, bleibt dafür am Montag zu Hause. Die Zahlen zeigen: Im ersten Jahr nach der Einführung stieg die Produktivität im Vergleich zur Fünf-Tage-Woche sogar, im zweiten Jahr stabilisierte sie sich. Aktuell sei sie zwar um ein bis zwei Prozent gesunken, weil die Euphorie nicht mehr da sei wie am Anfang. „Aber dieser kaum spürbare Produktivitätsabfall steht in keinem Vergleich zum Gewinn an Lebensqualität und Arbeitsplatzsicherheit auch für uns als Arbeitsgeber“, erklärt Sonkin.
„Stille Stunden“ für mehr Konzentration
Seit der Einführung der Vier-Tage-Woche ist die Fluktuation bei SKS Steuerberater Sonkin, Seifert und Partner bei Null.
Foto: VBG/Anne OehlertBei der Umstellung halfen verschiedene organisatorische Veränderungen. Etwa die Einführung der „Stillen Stunden“, in denen jede und jeder für sich arbeitet und für niemanden erreichbar ist. Eine weitere Änderung: E-Mails kommen nur dreimal pro Tag an, um unnötige Ablenkungen zu vermeiden. Außerdem wurden die Arbeitsbelastungen auf die geringere Stundenzahl angepasst. Überraschend und besonders wertvoll für die Unternehmensführung: Die Fluktuation ist seit der Umstellung bei Null. „Geld als Motivationsmittel, den Job zu wechseln, ist offenbar nicht mehr so wichtig – sondern die Arbeitszeit“, sagt Sonkin. „Unsere Beschäftigten können sich ein Leben ohne die Vier-Tage-Woche nicht mehr vorstellen.“
Flexibles Arbeiten: für Arbeitgebende ein Wettbewerbsvorteil, für Arbeitnehmende ein Faktor für die bessere Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben. In jedem Fall ein Prozess, der gut vorbereitet werden sollte, betont Susanne Roscher: „Wenn Unternehmerinnen und Unternehmer flexible Arbeitszeitmodelle gemeinsam mit ihren Beschäftigten gestalten und sich vorher mithilfe der Gefährdungsbeurteilung mit potenziellen Risiken auseinandersetzen, dann können alle von der Arbeitszeitflexibilisierung profitieren.“
Gefährdungsbeurteilung: Risiken flexibler Arbeitszeitmodelle erkennen
Die Gefährdungsbeurteilung schafft beste Bedingungen für gesundes und sicheres Arbeiten – und damit für zufriedene und leistungsstarke Mitarbeitende. Bei der Analyse stehen mögliche physische und psychische Belastungen gleichermaßen im Mittelpunkt. Auch die Arbeitszeit und ihre Auswirkungen auf die Beschäftigten werden berücksichtigt. Die VBG unterstützt Sie als Unternehmerin oder Unternehmer dabei, die Gefährdungsbeurteilung einfach und unkompliziert abzuwickeln. Beispielsweise mit dem KPZ-Portal oder der Software GEDOKU. Hier erfahren Sie alles über die Angebote der gesetzlichen Unfallversicherung.
Insbesondere in der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung wird das Thema Arbeitszeit behandelt. Die VBG unterstützt sie auch hierbei. Mit dem kostenfreien Online-Tool „Gut gestaltete Arbeitsbedingungen“ der VBG können Sie eine Befragung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter online-gestützt durchführen. Die Kurzanalyse im Team (VBG KIT) ist ein moderiertes Verfahren zur Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung.
Mehr Informationen und weitere Arbeitszeitmodelle finden Sie in der Broschüre „Flexible Arbeitszeitmodelle – Überblick und Umsetzung“ der Bundesbehörde für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin. Und: Schauen Sie doch mal auf der VBG-Webseite vorbei. Wir unterstützen Sie gern dabei, den Wandel der Arbeitswelt zu meistern!
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