Büroräume planenZwischen Desk Sharing und Homeoffice – Büroraumgestaltung im Wandel
Süleyman Kacmaz, Fachplaner im VBG Office Team, hilft Unternehmen bei der Planung und Umgestaltung von Büroräumen und Arbeitsplätzen und berät sie, worauf es bei der Ergonomie am Arbeitsplatz im Büro und im Homeoffice ankommt.
Foto: VBG / Susanne BöseHerr Kacmaz, welchen Service bieten Sie Mitgliedsunternehmen an?
Wir unterstützen Unternehmen zum einen dabei, Büroräume neu zu planen. Zum anderen sichten wir bereits vorhandene Planungen. Diese prüfen wir dann hinsichtlich der Anforderungen aus der Arbeitsstättenverordnung und den Arbeitsstättenregeln, geben Hinweise und Empfehlungen – beispielsweise zu Abständen, Flächen und Wegen, die am Arbeitsplatz einzuhalten sind, oder zur Arbeitsumgebung wie Akustik, Beleuchtung, Farben. Bei Bedarf erstellen wir auch alternative Einrichtungsvorschläge, die wir mit Grundrissen und perspektivischen Darstellungen veranschaulichen.
An wen richtet sich das Angebot und wann sollten sich Unternehmen mit Ihnen in Verbindung setzen?
Das Angebot steht allen VBG-Mitgliedsunternehmen offen. Typische Anlässe, sich mit der Büroraumplanung zu befassen, sind der Umzug in neue oder die Umgestaltung vorhandener Räume. Sofern man die Chance dazu hat, ist es natürlich sinnvoll, sich bereits in der Entwurfsphase eines Gebäudes mit der Planung der Büroräume zu beschäftigen. Insgesamt sollten Unternehmen die Gestaltung ihrer Büroflächen als fortwährenden Prozess betrachten, bei dem man den Status quo immer mal wieder auf den Prüfstand stellt und Optimierungen vornehmen kann, wenn sich strukturelle und organisatorische Änderungen ergeben. Es gibt also verschiedene Anlässe, sich mit uns in Verbindung zu setzen.
Mit welchen Anliegen wenden sich denn die Unternehmen zurzeit an Sie?
Wenn ich auf das letzte Jahr zurückblicke, kommen häufiger größere Unternehmen auf uns zu, die meist in neue Büroräume umziehen oder ihre Büroflächen erweitern wollen. Interessanterweise ist derzeit ein Wachstum zu erkennen: Die meisten Unternehmen wollen sich in Bezug auf die Anzahl der Mitarbeitenden vergrößern. Da viele Menschen weiterhin regelmäßig im Homeoffice arbeiten, ist ein Wandel zu beobachten: Die Unternehmen möchten die Arbeitsformen flexibler gestalten und dabei auch Bürofläche einsparen.
Mit welchen Fragen kommen die Unternehmen dabei auf Sie zu?
Meist haben sie schon Planungen erstellt, die wir dann prüfen sollen. Oder sie bitten uns, kleinere Bereiche komplett neu zu planen. Auch Architekten und Fachplaner melden sich beim Office Team und bitten um Prüfung ihrer Büroraumplanung hinsichtlich der geltenden Anforderungen aus den Arbeitsstättenregeln. Häufig treten sie auch mit allgemeinen Fragen an uns heran, in denen es vor allem um die Auslegung der Arbeitsstättenverordnung geht. Zum Beispiel, wenn es – wie kürzlich – Änderungen zu den Anforderungen an die Verkehrswege gibt. Hier haben sich die für eine gewisse Personenanzahl und Nutzungsart erforderlichen Verkehrswege und Durchgangsbreiten geändert.
„Seit Corona beobachten wir den Trend zum Desk Sharing.“
Hat die Coronavirus-Pandemie die Büroraumplanung verändert – können Sie bei der VBG Trends erkennen?
Das Coronavirus hat bei uns zunächst für einen Rückgang der Anfragen gesorgt. Die Unternehmen waren mit anderen Dingen beschäftigt. Das hat sich inzwischen wieder geändert. Aktuell beobachten wir, dass viele Unternehmen veränderte und flexible Büro- und Arbeitswelten schaffen wollen: Zum einen mit Einzel- oder Zweipersonenbüros, in die man sich zurückziehen und konzentriert arbeiten kann. Zum anderen mit großzügigeren, wohnlicher gestalteten Gemeinschaftszonen, in denen man sich trifft und gemeinsam etwas erarbeitet. Außerdem ist ein klarer Trend zum Desk Sharing zu erkennen. Das hat nicht nur wirtschaftliche Gründe: Die Unternehmen möchten ihren Beschäftigten weiterhin die Möglichkeit bieten, im Homeoffice und im Büro zu arbeiten.
Desk Sharing heißt: Weg vom festen Arbeitsplatz, hin dazu, dass sich mehrere Beschäftigte die Arbeitsplätze teilen. Was ist dabei zu beachten?
Entscheidend ist: Auch beim Desk Sharing sind die Richtwerte aus den Arbeitsstättenregeln einzuhalten und die Arbeitsplätze dementsprechend als Bildschirmarbeitsplätze einzurichten. Desk Sharing wird häufig in Kombination mit Telearbeit und mobilem Arbeiten betrieben. Da eine Personalisierung des Arbeitsplatzes nur bedingt möglich ist, benötigen die Beschäftigten persönlich zugeordnete Möbel – zum Beispiel einen sogenannten Caddy auf Rollen, in dem die wichtigsten Arbeitsmittel, Unterlagen und persönliche Gegenstände aufbewahrt und transportiert werden können. Hierfür ist zusätzliche Stellfläche vorzusehen. Die Einstellung aller Arbeitsmittel sollte mit möglichst geringem Aufwand angepasst werden können. Der Arbeitsplatz sollte idealerweise mit einem höhenverstellbaren Arbeitstisch ausgestattet sein und an die individuellen Bedürfnisse der Beschäftigten, die den Platz nutzen, angepasst werden können – etwa mit einer Memory-Funktion. Da gibt es ja mittlerweile Apps und Tools, die man nutzen kann. Die Buchbarkeit der Arbeitsplätze und das Begegnen im Büro sollten ebenfalls berücksichtigt werden. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass zusammengehörige Teams auch weiterhin zusammenarbeiten können.
Erhalten Sie auch Anfragen zur Planung von Homeoffice-Arbeitsplätzen?
Bislang nicht. Homeoffice-Arbeitsplätze haben wir bisher nur intern – also für Beschäftigte der VBG – geplant. Es kam allerdings schon die Frage auf, ob man den Arbeitsplatz zu Hause mit dem VBG-OnlinePlanner selbst planen kann. Dieses Tool ist in erster Linie für kleinere Unternehmen gedacht, vor allem, wenn sie ihre Räume ohne großen Aufwand selbst planen wollen. Aber in der Tat: Mit dem OnlinePlanner lässt sich auch der Arbeitsplatz im Homeoffice gestalten.
Warum sollten sich Unternehmen, die professionelle Planer beauftragen, dennoch an das Office Team der VBG wenden?
Wir haben als gesetzliche Unfallversicherung nochmal einen anderen Blick auf die Planung. Unser primäres Ziel besteht darin, dass die Unternehmen Büros haben, die den Vorgaben hinsichtlich der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes entsprechen. Daneben gilt es auch, den Beschäftigten ein gutes, funktionierendes Arbeitsumfeld zu schaffen. Wenn sie bei der Arbeit Spaß haben und gerne hingehen, hat das positive Effekte für den gesamten Betrieb. Und genau das versuchen wir den Unternehmen zu vermitteln: Denken Sie bitte an die Gesundheit Ihrer Beschäftigten und daran, dass diese sich wohlfühlen! Das lohnt sich langfristig. Dieser Aspekt wird oft vernachlässigt, so dass dann eher kurzfristige wirtschaftliche Aspekte im Vordergrund stehen.
Wo müssen Sie am meisten nachjustieren, wenn Sie Pläne von Unternehmen prüfen?
Die meisten Unternehmen machen sich gute, grundlegende Gedanken und beauftragen professionelle Planer. Das sieht man auch. Dennoch stellen wir fest, dass die Auslegung der Arbeitsstättenregeln nicht immer optimal im Sinne der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes erfolgt. Das betrifft insbesondere die Flächen und die Verkehrswege. Die Büroräume an sich sind meist gut durchdacht. Aber es gibt auch Ausnahmen: So hatte ich kürzlich einen Fall, bei dem die Grundfläche eines Büros deutlich unterschritten wurde. Mit der Begründung, dass dies keine dauerhaft besetzten, sondern Desk-Sharing-Arbeitsplätze sind. Hier möchte ich noch einmal darauf hinweisen: Unabhängig von der Dauer oder Intensität der Nutzung gelten die gleichen Anforderungen aus der Arbeitsstättenverordnung und den Arbeitsstättenregeln an den Arbeitsplatz.
Wir möchten doch, dass es den Beschäftigten am Arbeitsplatz gut geht!
Wie wird das Angebot denn angenommen, welches Feedback erhalten Sie?
Insgesamt bekommen wir sehr gutes Feedback. Die Unternehmen sind meist sehr dankbar über unsere Hinweise und Vorschläge, die sie auch gerne annehmen und umsetzen. Sie sind oft positiv überrascht, an welche Aspekte der Planung sie vorher nicht gedacht haben. Man muss aber auch ehrlich sagen: Ein großer Teil unserer Mitgliedsunternehmen kennt unser Angebot noch nicht. Das ist zumindest mein Eindruck. Das wollen wir ändern.
Herr Kacmaz, vielen Dank für das Gespräch
Das ist bei der Büroraumplanung zu beachten
Grundlegend für die Gestaltung von Büroräumen und Einrichtung von Büro- und Bildschirmarbeitsplätzen sind die Anforderungen aus den Technischen Regeln für Arbeitsstätten (ASR). Diese legen fest, welche Grundfläche die Räume haben oder wie Verkehrswege gestaltet werden müssen, und machen Vorgaben zu weiteren Aspekten wie Beleuchtung, Raumtemperatur oder Lärmbelastung.
Bei der Planung selbst geht man idealerweise von innen nach außen vor: Im Arbeitsplatzkonzept werden zunächst die einzelnen Arbeitsplätze gestaltet. Dabei ist vor allem auf die Ergonomie zu achten. Wie dies auch im Homeoffice umzusetzen ist, zeigt dieVBG-Info Gesund arbeiten am PC. Darauf aufbauend folgt ein Raumkonzept, in dem zum Beispiel die verschiedenen Funktionsbereiche festgelegt werden, und schließlich das Bürokonzept, das die Arbeitsweise bestimmt. Hilfen für das systematische Planen und Gestalten von Büros finden Interessierte auf der VBG-Webseite in der DGUV Information – Büroraumplanung.
Das VBG Office Team hilft
Das VBG Office Team unterstützt die Mitgliedsunternehmen der VBG gerne bei der Büroraumplanung und beantwortet Fragen zur Anwendung des VBG-OnlinePlanners. Kontaktieren Sie das Team telefonisch unter 040 5146-2332 oder per E-Mail officeteam@vbg.de.
Weitere Informationen finden Sie auf www.vbg.de/officeteam.
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