New WorkHalb Homeoffice, halb Büro
Die Pandemie ist vorbei, dennoch hat sie unsere Arbeitswelt langfristig verändert. Hybride Arbeitsformen entwickeln sich zur neuen Normalität. Aber wie gelingen Besprechungen, bei denen einige Beschäftigte, Kundinnen und Kunden oder ganze Abteilungen virtuell zugeschaltet sind, während die anderen gemeinsam im Konferenzraum sitzen? Achten Sie auf diese Punkte:
Besser briefen: Bereiten Sie sich und die Teilnehmenden vor – vor allem jene, die virtuell zugeschaltet werden
Für hybride Meetings gilt, was auch für rein virtuelle Meetings gilt: Planen Sie sorgfältig! Holen Sie inhaltlich auch diejenigen ab, die digital zugeschaltet werden. Bringen Sie idealerweise alle Teilnehmenden vorab auf den neuesten Stand. Briefen Sie per Handout oder Präsentation in digitaler Form oder zeichnen Sie Ihr Briefing doch einmal per Video auf! Sind Teilnehmende vorbereitet, ist ihre Aufmerksamkeit gleich geschärft, denn sie steigen auf höherem Level in die Inhalte ein.
Expertinnen und Experten für Technik: Benennen Sie eine Person, die technische Bedingungen checkt und mögliche Probleme in Meetings aus dem Weg räumt
Nichts stört eine Besprechung mehr, als wenn Bilder einfrieren oder Stimmen nur noch abgehackt aus dem Off zu hören sind. Auch wenn es selbstverständlich klingt: Checken Sie vor jedem Meeting, ob die Internetverbindung ausreicht. Empfohlen werden mindestens 20 bis 50 Mbit/s Download- und 4 Mbit/s Upload-Bandbreite. Steht ein längerer Workshop an, ist es klug, eine verantwortliche Person für die Technik zu benennen, die alles vorbereitet und im Notfall auch Probleme behebt.
Bühne frei: Zugeschaltete Gruppen sollten mit Mikrofonen und Kameras in Szene gesetzt werden
Vor allem, wenn hybride Konstellationen von mehreren Standorten zusammenkommen, braucht es eine noch bessere Planung seitens der Technik. Zugeschaltete Gruppen brauchen mehr Equipment: So sorgen zum Beispiel leistungsstarke Mikrofone, Lautsprecher sowie bewegliche Kameras (eine für die sprechende Person, eine für die Gruppe) dafür, dass die Gruppe im Meetingraum für alle gut zu sehen und zu hören ist. Aber Achtung: Wenn Teilnehmende vor Ort Laptops benutzen, sollten Mikrofone dort unbedingt stumm gestellt werden, um Dopplungen und Echos zu vermeiden.
Remote first: Virtuellen Gästen fehlt es an analoger Präsenz, daher benötigen sie gesteigerte Aufmerksamkeit
Seien Sie sich immer bewusst: Jene, die sich einzeln und per Laptop zuschalten, können die Sitzung anders wahrnehmen als diejenigen, die gemeinsam im Raum sitzen. Mimik oder Gestik ist bei digital Teilnehmenden weniger gut ersichtlich, daher braucht es seitens der Moderation eine gesteigerte Aufmerksamkeit. Bieten Sie als Moderatorin oder Moderator beziehungsweise als Teamleiterin oder Teamleiter allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern die Möglichkeit, sich persönlich vorzustellen, um die Distanz in der Gruppe zu verringern. Digitale Teilnehmerinnen und Teilnehmer können beispielsweise etwas darüber erzählen, wo und wie sie arbeiten. Auch in der Diskussion und in Fragerunden sollten sie immer zuerst berücksichtigt werden.
Setzen Sie eine Agenda: Gut strukturierte Meetings punkten durch Abwechslung und kurze Redebeiträge
Gehen Sie nach der Begrüßung aller Eingeladenen zur Agenda über. Teilnehmende möchten wissen: Wie lange dauert das Meeting? Wie läuft es ab? Wann habe ich eine Pause? Bemühen Sie sich um regen Austausch und Interesse und fordern Sie dies auch ein. Binden Sie virtuelle Gäste aktiv ein. Seien Sie sich bewusst, dass jene, die einzeln und digital zugeschaltet sind, sich schwieriger an Diskussionen beteiligen können, wenn andernorts eine Gruppe beisammensitzt. Entwickeln Sie hier ein wenig Feingefühl und geben Sie im Zweifel Zugeschalteten die Möglichkeit, zuerst zu Wort zu kommen.
Nutzen Sie Tools: Digital gibt es unzählige Möglichkeiten zur Kollaboration, die hybrides Arbeiten beleben
In analogen Meetings kann die Teamleiterin oder der Teamleiter ad hoc aufspringen, Handouts verteilen oder etwas an ein Flipchart zeichnen. Virtuelle Teilnehmende bekommen das nur am Rande mit oder können solche Skizzen auf ihren kleinen Bildschirmen womöglich nicht sehen. Inzwischen sorgt in Onlinemeetings ein prall gefüllter Werkzeugkasten mit unzähligen Tools für Lebendigkeit. Viele Tools regen an, mehr zu partizipieren und Feedback zu geben. Beliebt sind beispielsweise digitale Whiteboards. Hier können Teilnehmende digital Post-its pinnen, Notizen oder Kommentare aufschreiben.
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