New WorkZurück ins Büro?

Hybrides Arbeiten ist eine Herausforderung für die Büroraumgestaltung. Wie gelingt es Unternehmen, das Büro auch künftig zu einem attraktiven Arbeitsort zu machen?

Ein lächelnder Mann steht mit verschränkten Armen an einer Wand. Er trägt einen dunkelbraunen Anzug, ein bordeauxfarbenes Hemd und eine gemusterte Krawatte. Im Hintergrund sind unscharfe Büromöbel und Pflanzen zu sehen. — Im Büro sollten Beschäftigte Arbeitsbedingungen vorfinden, in denen sie einen Mehrwert erkennen, meint VBG-Büroexperte Andreas Stephan.
Foto: VBG/Berthold Steinhilber

Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache: Drei Viertel der Erwerbstätigen in Deutschland, bei denen potenziell mobile Arbeit möglich ist, bevorzugen eine hybride Arbeitsorganisation, also einen Mix aus Homeoffice und Büropräsenz. Nur jede und jeder Fünfte dagegen würde gerne ausschließlich zu Hause arbeiten, lediglich sieben Prozent nur im Büro. Diese Ergebnisse der Konstanzer Homeoffice-Studie von 2023 zeigen: Für die Mehrheit der Beschäftigten bleibt das Büro ein wichtiger Arbeitsort – aber nicht der einzige.

Das bestätigt auch Andreas Stephan: „Das Büro wird auch künftig eine wesentliche Rolle spielen“, ist sich der Leiter des Präventionsfeldes Büro bei der VBG sicher. „Wir sind soziale Wesen, wir brauchen den Kontakt mit anderen und den Austausch.“ Der wird aber anders zu organisieren sein als etwa in Vor-Coronazeiten, auch davon ist der Büro-Experte überzeugt: „Verfolgt man die Medien, bekommt man den Eindruck, das Homeoffice sei bald wieder tot. Wir können mit Fug und Recht behaupten: Das ist es nicht.“ Diese Einschätzung stützt auch eine aktuelle Befragung des ifo-Instituts, der zufolge nur vier Prozent der Unternehmen planen, das Homeoffice abzuschaffen.

Den ganzen Tag nur mit einem Notebook an einem Besprechungstisch zu arbeiten, ist keine zulässige Arbeitsweise.

Andreas Stephan, VBG-Büroexperte

Unternehmen stellt das vor neue Herausforderungen bei der Büroraumgestaltung. Wirtschaftlich ergibt es zum Beispiel wenig Sinn, hundert Prozent Fläche vorzuhalten, wenn im Schnitt nur die Hälfte der Beschäftigten vor Ort ist. Doch wie lässt sich der notwendige Flächenbedarf ermitteln? „Das geht nur über eine vernünftige Analyse“, so Stephan. „Also: Wer arbeitet wie, wann und wo? Wo gibt es Maxima, wo Minima, wo kann man versuchen, das zu steuern, etwa über Tagesquoten? Damit schaffe ich mir eine gewisse Planbarkeit.“ Wichtig dabei: Reserven einzuplanen und diese nicht zu niedrig anzusetzen – für Stephan einer der größten Fehler, den man bei der Büroplanung machen kann: „Dann bin ich Auslastungsspitzen schlichtweg nicht mehr gewachsen.“ Eine Art Folgefehler besteht darin, zu glauben, dass Beschäftigte zur Not auch abseits der festen Bildschirmarbeitsplätze arbeiten können. Stephan: „Das ist mittlerweile durch die Arbeitsstättenregel zur Bildschirmarbeit deutlich geregelt: Den ganzen Tag nur mit einem Notebook an einem Besprechungstisch zu arbeiten, ist keine zulässige Arbeitsweise.“

Das Büro im Spannungsfeld zwischen Kommunikation und Konzentration

Es sei denn, man trifft sich dort zum Beispiel zu einem zeitlich begrenzten Kreativmeeting. Hier wird die zweite Herausforderung deutlich, vor der Unternehmen bei der Büroraumgestaltung stehen: den verschiedenen Bedürfnissen der Beschäftigten. Wer im Homeoffice gute Bedingungen für konzentriertes Arbeiten hat, wird das Büro vor allem als Ort des Austauschs und der Kommunikation aufsuchen. Wer diese Bedingungen zu Hause nicht vorfindet, verfolgt in der Regel in erster Linie das Ziel, im Büro fokussiert arbeiten zu können. Kommunikations- und Konzentrationsflächen müssen also in einem sinnvollen Verhältnis zueinanderstehen.

Auch hier helfe leider keine Standardlösung, so Stephan: „Ein Berater, der bereits mit einer Lösung in der Tasche um die Ecke kommt, ohne sich vorher genau anzusehen, wie vor Ort gearbeitet wird, hilft mir wenig. ‚One size fits all‘ funktioniert bei der Büroraumgestaltung nicht.“ Hier sei ebenfalls eine genaue Analyse notwendig, gerade bei dem immer noch anhaltenden Trend zur offenen Bürolandschaft. Dabei stehe aktuell in der Regel die Flächeneffizienz im Vordergrund, wie Stephan beobachtet: „Möglichst komprimiert, möglichst viel Einsparmöglichkeiten finden und dann mal schauen, wie die Leute damit zurechtkommen. Mir fehlt in diesen Konzepten häufig der Mensch.“

Der Mensch im Mittelpunkt

Steht der nicht im Mittelpunkt, dürfte auch eine weitere Herausforderung, vor der viele Unternehmen stehen, kaum zu lösen sein: Zwar geht die Forschung aktuell davon aus, dass sich Flexibilität positiv auf die Gesundheit der Beschäftigten auswirkt, doch warnen Studien vor einer potenziellen sozialen Erosion durch mobiles Arbeiten. Darunter könnten Unternehmensbindung und Innovationsfähigkeit leiden. Wie also lassen sich Beschäftigte motivieren, häufiger ins Büro zu kommen? „Entscheidend dafür ist, dass die Beschäftigten dort Arbeitsbedingungen vorfinden, in denen sie einen Mehrwert erkennen“, sagt Stephan.

Es gilt also, Anreize und Gelegenheiten zu schaffen, die zu den Bedürfnissen der Beschäftigten passen. Die Möglichkeit, sowohl kommunikativ als auch konzentriert arbeiten zu können, gehört ebenso dazu wie gut ausgestattete Arbeitsplätze etwa mit stufenlos höhenverstellbaren Tischen. Bei Shared Desks ist zudem ein gut funktionierendes Buchungssystem eine wesentliche Voraussetzung. Stephan: „Wenn das nicht gegeben ist und ich immer der Gekniffene bin, weil ich etwas später reinkomme und keinen Platz mehr finde, lasse ich es bleiben.“ Einfluss auf die Motivation der Beschäftigten, Präsenz zu zeigen, kann auch der Standort des Bürogebäudes haben. Eine gute Verkehrsanbindung und Verpflegungssituation oder weitere Dienstleistungsangebote wie der Supermarkt für den kurzen Einkauf in der Mittagspause machen den Weg ins Büro attraktiver.

Von Zwang und allzu strikten Vorgaben von oben hält Stephan dagegen wenig: „Da stellt sich die Frage, wie lange man das machen kann. Denn natürlich wirkt sich das auf die Arbeitgeberattraktivität aus.“ Besser sei es, die Beschäftigten mit einzubinden, gemeinsam zu versuchen, Lösungsansätze zu finden, und sich auf Maßnahmen zu verständigen, die für die eigene Belegschaft oder das jeweilige Team passen.

Viele Unternehmen wünschen sich, dass ihre Beschäftigten häufiger ins Büro kommen. Einige der Variablen, die sich positiv auf die Motivation der Beschäftigten auswirken, Präsenz zu zeigen, können sie beeinflussen. Zum Beispiel:

Die Ausstattung des Arbeitsortes: Viele Menschen können sich zu Hause besser konzentrieren als im Open Office. Klar getrennte Kommunikations- und Konzentrationsbereiche ermöglichen es, im Büro verschiedenen Aufgaben gut nachzukommen.
Die Einrichtung des Arbeitsplatzes: Ein ergonomisch eingerichteter Arbeitsplatz, der mehr bietet als der heimische Schreibtisch, motiviert, ins Büro zu kommen. Ein zweiter Monitor etwa bietet Komfort, ein höhenverstellbarer Schreibtisch ist gut für die Gesundheit.
Die Art der Tätigkeit: Manche Aufgaben sind prädestiniert dafür, sie im Homeoffice zu erledigen, für andere ist das Büro die erste Wahl. Manchmal kann es helfen, die Aufgaben im Team anders zu verteilen.
Der Standort des Büros: Der Wegfall von (Arbeits-)Wegen ist eines der stärksten Argumente für das Homeoffice. Ein Bürostandort, der eine gute Verkehrsanbindung und Verpflegungssituation hat und weitere Angebote wie etwa einen Supermarkt für den kurzen Einkauf in der Mittagspause bietet, erhöht die Attraktivität des Büros.

Aktive Gestaltung und Teilhabe als Erfolgsrezept

Das „Büro der Zukunft“ stellt Unternehmen also sowohl vor raumgestalterische als auch vor arbeitsorganisatorische Herausforderungen. Dabei befinden sich die Betriebe in dem Spannungsverhältnis, Beschäftigten einerseits attraktive, flexible Arbeitsbedingungen bieten zu müssen, um sich am Arbeitsmarkt zu behaupten. Andererseits gilt es, die Unternehmens- und Teambindung auch in hybriden Arbeitsmodellen zu gewährleisten. Gut geplante, ergonomische und aufgabenbasierte Büroraumkonzepte, die sowohl konzentriertes Arbeiten als auch kommunikatives Aufeinandertreffen ermöglichen, können dabei helfen.

Anders als früher findet der Austausch im Büro heute jedoch nicht mehr nebenbei statt, sondern wird zu einer wichtigen zusätzlichen Aufgabe moderner Büroraumplanung, bei der sowohl personelle als auch räumliche Ressourcen zu beachten sind. „Unternehmen, die hybrides Arbeiten nicht einfach geschehen lassen, sondern unter Einbeziehung der Beschäftigten aktiv gestalten, können den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeitenden entsprechen und gleichzeitig den Teamzusammenhalt und die Unternehmensbindung langfristig aufrechterhalten“, ist sich Stephan sicher. Und das kommt am Ende sowohl dem Unternehmen als auch seinen Beschäftigten zugute.

Wie muss das Büro der Zukunft aussehen, wenn nicht mehr alle vor Ort sind? Wie motiviere ich Beschäftigte, ins Büro zu kommen? Wie wirkt sich das Büro der Zukunft auf den Unternehmenszusammenhalt aus? Diese Fragen beantwortet auch das VBG-Fachwissen Büro der Zukunft.

Unterstützung bei der Büroraumgestaltung finden Mitgliedsunternehmen darüber hinaus im Office Team der VBG sowie in den einzelnen Bezirksverwaltungen.